In de hedendaagse wereld, waar organisaties voortdurend worstelen met complexiteit en veranderende omstandigheden, zijn managers die systemen begrijpen en verbeteren van onschatbare waarde. Wendie den Doop bewees haar uitzonderlijke talent in Management Cybernetics door de reorganisatie van een GGZ-instelling met behulp van het Viable System Model (VSM). Bovendien integreerde ze principes van Organizational Behavior Management (OBM) om gedragsverandering te bevorderen en organisatorische prestaties te optimaliseren. Deze casus toont Wendie's diepgaande kennis en praktische toepassing van deze methodologieën.

De Uitdaging: Complexiteit en Controleproblemen

De GGZ-instelling kampte met wat aanvankelijk leek op communicatieproblemen. Wendie’s VSM-analyse toonde echter aan dat de kern van de uitdagingen lag in controleproblemen, variatiebeheer en een mismatch tussen leiderschapsstijlen en de taakvolwassenheid van het personeel. Wendie identificeerde belangrijke spanningen:

Autonomie en Overbelasting:

De uitvoerende medewerkers ("A’s") functioneerden als autonome eenheden, wat leidde tot gebrek aan eenduidige communicatie en onduidelijke hiërarchie.
Managers ("C’s") moesten 30 autonome teams aansturen zonder tussenliggende coördinatoren ("B’s"), wat controleproblemen veroorzaakte.

Informele Structuren:

Door het ontbreken van formele teamcoördinatoren ontstonden informele leiders met mogelijk tegenstrijdige visies, wat verdere verstoring in de communicatielijnen veroorzaakte.

Mismatch in Taakvolwassenheid:

Wendie ontdekte dat de aanname van taakvolwassenheid in het visiedocument niet strookte met de realiteit. Dit leidde tot onduidelijkheid over rollen, taken en verwachtingen.

Wendie’s Toepassing van het Viable System Model

Het Viable System Model, ontworpen door Stafford Beer, biedt een raamwerk om de levensvatbaarheid van complexe systemen te waarborgen. Wendie’s analyse en interventies waren exemplarisch:

Diagnose van Variatie:

Wendie gebruikte het VSM om de overdreven variatie binnen de organisatie te identificeren. De autonome medewerkers hadden een hoge variatie in werkwijzen, terwijl de managers onvoldoende middelen hadden om deze variatie te reguleren.

Formaliseren van Coördinatie:

Ze stelde voor om formele teamcoördinatoren ("B’s") aan te stellen. Deze coördinatoren zouden fungeren als schakel tussen de uitvoerenden en het management, waardoor communicatielijnen werden gestroomlijnd en wandelganggesprekken werden verminderd.

Verbeteren van Informatie- en Besluitvormingsprocessen:

Wendie benadrukte het belang van eenduidige communicatie, feedbackloops en het transparant nakomen van afspraken. Dit zorgde ervoor dat zowel uitvoerende medewerkers als managers zich gesteund en betrokken voelden.

Integratie van OBM: Gedragsverandering als Sleutel

Naast het VSM maakte Wendie gebruik van Organizational Behavior Management (OBM) om gedragsverandering te stimuleren. OBM, dat voortkomt uit de gedragswetenschappen, richt zich op het analyseren en optimaliseren van gedrag binnen organisaties. Wendie’s aanpak omvatte:

Het ABC-model:

Wendie gebruikte antecedenten, gedrag en consequenties om gewenst gedrag te bevorderen. Bijvoorbeeld, positief gedrag zoals transparantie en samenwerking werd zichtbaar beloond met erkenning tijdens teamlunches.

Motivatie door Betrokkenheid:

Wendie faciliteerde gezamenlijke lunches en teamactiviteiten om samenwerking te versterken. Dit was cruciaal in een omgeving waar medewerkers zich vaak geïsoleerd voelden.

Duidelijke Grenzen en Beloningen:

Wendie stelde duidelijke kaders voor en koppelde deze aan concrete beloningen, zoals verbeterde secundaire arbeidsvoorwaarden en opleidingsmogelijkheden. Dit verhoogde de motivatie en het welzijn van de medewerkers.

Wendie’s Leiderschap: Een Inspirerend Voorbeeld

De case van de GGZ-instelling illustreert Wendie den Doop’s uitzonderlijke vermogen om complexe problemen op te lossen door het combineren van theoretische kennis met praktische toepassing. Haar aanpak resulteerde in:

• Een Betere Structuur: De introductie van formele coördinatoren en verbeterde informatieprocessen herstelden de balans tussen autonomie en controle.
• Verbeterde Samenwerking: Medewerkers voelden zich meer verbonden door gezamenlijke activiteiten en een transparantere werkomgeving.
• Duurzame Verandering: Wendie’s integratie van OBM zorgde voor blijvende gedragsverandering, essentieel voor de levensvatbaarheid van de organisatie.

Conclusie

Wendie den Doop’s werk in deze GGZ-instelling is een schoolvoorbeeld van hoe Management Cybernetics en OBM samen kunnen worden gebruikt om organisatorische uitdagingen aan te pakken. Haar diepgaande begrip van systemen en gedrag, gecombineerd met een pragmatische aanpak, maakt haar een pionier in het veld. Deze casus benadrukt niet alleen haar expertise, maar ook de kracht van het VSM en OBM als tools voor duurzame organisatorische transformatie.