App "VSM" naar 31613564355 om te meten hoe sterk jouw organisatie is
Een manager is zo goed als de kwaliteit van zijn model van de organisatie
Inleiding
In organisaties is een belangrijke vraag hoe managers de complexiteit en dynamiek van hun omgeving kunnen begrijpen en effectief kunnen sturen. Cybernetica, als wetenschap van besturing en feedback in complexe systemen, geeft hierop een antwoord: om een organisatie goed te kunnen managen, moet een manager beschikken over een adequaat, ‘levensvatbaar’ model van de organisatie. Zonder zo’n passend model zijn de beslissingen van de manager minder effectief en mist de organisatie wendbaarheid. Volgens Ashby’s Law of Requisite Variety moet de interne complexiteit van het besturingssysteem (het model waarmee de manager werkt) minimaal gelijk zijn aan de complexiteit van de externe omgeving. Het Viable System Model (VSM), ontwikkeld door Stafford Beer, biedt een krachtig raamwerk om deze complexiteit in kaart te brengen. Het opstellen van een VSM is daarmee een effectieve manier om de manager te voorzien van een model dat in balans is met de uitdagingen waarvoor de organisatie staat.
De noodzaak van een adequaat model
Een manager gebruikt mentale en formele modellen om beslissingen te nemen, voorspellingen te doen en problemen op te lossen. Deze modellen geven richting, ondersteunen bij de interpretatie van markttrends, en helpen bij het verdelen van middelen. Maar als het model te simplistisch is of belangrijke variabelen mist, dan is de kwaliteit van besluitvorming laag. De organisatie reageert dan niet effectief op veranderingen, mist kansen en verliest uiteindelijk aan slagkracht. Cybernetica laat zien dat dit komt doordat het model onvoldoende ‘variëteit’ bezit—dat wil zeggen, het biedt niet genoeg mogelijkheden om op de diversiteit in de omgeving te reageren.
Ashby’s Law of Requisite Variety
De kern van Ashby’s Law is dat de variëteit (complexiteit) in het besturende systeem ten minste zo groot moet zijn als de variëteit in de omgeving. Of anders gezegd: wil je een complex probleem beheersen, dan heb je een minstens even complex regelmechanisme nodig. Dit geldt ook voor managers en hun modellen. Een manager die zich baseert op een te beperkt model, zal te maken krijgen met verrassingen, faalt om tijdig bij te sturen en ziet zich geconfronteerd met een onvoorspelbare omgeving waar geen adequaat antwoord op wordt geformuleerd.
Het Viable System Model als oplossing
Het Viable System Model (VSM) helpt om de complexiteit van een organisatie op een systematische manier te structureren. Het VSM beschouwt een organisatie als een levend, zelfregulerend systeem dat intern moet samenwerken en extern moet kunnen aanpassen. Door de organisatie in vijf systeemfuncties (Systemen 1 tot en met 5) op te delen, wordt duidelijk welke rollen er nodig zijn om levensvatbaarheid te waarborgen:
- Systeem 1: De operationele eenheden waar de primaire activiteiten plaatsvinden.
- Systeem 2: Coördinatiemechanismen die frictie tussen operationele eenheden minimaliseren.
- Systeem 3: Interne besturing voor controle en optimalisatie van dagelijkse operaties.
- Systeem 4: Buitenwaartse blik, gericht op toekomst, innovatie en omgevingstrends.
- Systeem 5: Identiteits- en richtinggevende functie, waar visie, waarden en strategie worden vastgesteld.
Deze vijf subsystemen vormen samen een raamwerk dat de interne en externe complexiteit kan ‘vangen’. Door ze in kaart te brengen, kan de manager zien waar de variëteit te laag is, of waar onvoldoende feedbacklussen bestaan. Het VSM schept hiermee een samenhangend beeld van de organisatie als een adaptief, dynamisch systeem.
Het VSM en Ashby’s Law
Het VSM biedt een manier om aan Ashby’s Law te voldoen. Doordat het VSM expliciet rekening houdt met interne coördinatie, externe anticipatie en strategische richting, helpt het model de variëteit van de organisatie te vergroten. Het VSM laat zien welke subsystemen verantwoordelijk zijn voor welke feedbacklussen en waar nieuwe kanalen voor informatie en sturing moeten worden geopend om de complexiteit van de omgeving bij te benen. Op deze manier kunnen managers hun model voortdurend verfijnen en opwaarderen, waardoor de kwaliteit van hun beslissingen toeneemt.
Voordelen van het VSM voor managers
- Vollediger beeld van de organisatie:
Het VSM dwingt de manager om niet alleen naar individuele functies of afdelingen te kijken, maar naar het geheel van interacties. Dit zorgt voor een rijker model dat beter aansluit bij de veelzijdigheid van de realiteit. - Balans tussen stabiliteit en innovatie:
Door Systeem 3 (intern beheer) en Systeem 4 (externe oriëntatie) te integreren, ontstaat een model dat zowel zorgt voor efficiëntie in het heden als voor adaptatie aan de toekomst. - Continue verbetering en aanpassen:
Met het VSM als basis kan de manager het model voortdurend bijstellen. Nieuwe informatie, veranderende marktomstandigheden of interne herstructureringen kunnen eenvoudig in de VSM-structuur worden opgenomen. - Toepassing op alle organisatieniveaus:
Het VSM is schaalbaar. Het kan worden toegepast op het niveau van een gehele onderneming, maar ook op afdelingen, teams of projectgroepen. Zo kan de ‘variëteit’ in beslissingsmodellen overal in de organisatie worden verhoogd.
Conclusie
Cybernetica maakt duidelijk dat een manager alleen zo goed is als het model dat hij of zij gebruikt om de organisatie te begrijpen en aan te sturen. Ashby’s Law of Requisite Variety stelt dat de interne complexiteit van de besturing minimaal zo groot moet zijn als de complexiteit van de omgeving. Het Viable System Model biedt een beproefde manier om deze complexe realiteit in kaart te brengen. Door de organisatie te analyseren aan de hand van het VSM, krijgt de manager een rijk, dynamisch en zelfregulerend beeld van de organisatie. Zo kan de manager op een gefundeerde, wendbare en effectieve manier beslissingen nemen en de organisatie levensvatbaar en toekomstbestendig houden.
